המציאות שבה אנו פועלים היום בעולם הגיוס מתאפיינת בהתעוררות (מתונה) של שוק העבודה לצד שוק גלובאלי תנודתי ובלתי צפוי אשר מביא לשמרנות תקציבית מצד הארגון. עקב כך, ארגונים רבים עדים לכמות גיוסים הולכת וגדלה לצד דרישה לצמצום עלויות ומחלקות גיוס נדרשות ליצירתיות ומציאת דרכים להתייעלות.
להטמעת מערכת גיוס חדשה ומתקדמת טכנולוגית ישנם מספר יתרונות:
1. צמצום עלויות – על ידי ניצול יעיל יותר של משאבים ועל ידי הגדלת יכולת הסינון המקדים באופן אוטומאטי.
2. ייעול תהליכי הגיוס – הפחתת עבודת האדמיניסטרציה הנלווית לתהליך
3. חיזוק מעמד מחלקת הגיוס כ Business Partner לארגון
4. שיווק פנימי וחיצוני של מחלקת הגיוס כמתקדמת טכנולוגית,מקצועית ומעודכנת.
5. יישור קו עם המגמות המתחזקות בעולם הגיוס – גיוס אינטרנטי תוך שימת דגש על מקורות של מדיה חברתית.
התהליך שלב אחר שלב. בחירת המערכת והטמעתה.
שלב 1: הגדרת צרכים
שלב זה הינו הכרחי לפני תחילת התהליך ומומלץ לערב בו כמה שיותר גורמים אליהם נוגעת מערכת הגיוס. הגדרה נכונה של צרכים תעזור למקד את התהליך ולחסוך עלויות. להלן השאלות שניסיוננו הפרטי מעיד כי מומלץ לשאול והמאפיינים שבהם מומלץ להתחשב.
- שאלות מקדימות
o מה הן מטרות הגיוס שלנו?
o מה חסר בתוכנה הקיימת?
o מה רוצים להשיג מהתוכנה החדשה?
o כיצד התוכנה החדשה משתלבת עם מטרות הגיוס?
o באילו מגבלות צריך להתחשב (זמן, טכנולוגיה, משאבים וכו,).
- מאפיינים שמומלץ לקחת בחשבון
o מאפיינים ארגוניים - כמות גיוסים, אופי מועמדים, אופי חיפוש העבודה למשרות בארגון, מעורבות המנהלים בגיוס וכו'
o מאפייני מחלקת הגיוס - משאבים קיימים, אדמיניסטרציה, משאבים לניהול תהליך ההטמעה וכו'
o מאפייני מערכת - מאפיינים פונקציונאליים כגון האם המערכת צריכה גם מודול לניהול עובדים, מערכת ניהול מועמדים בלבד או מערכת גיוס כוללת (אתר חיצוני, אתר פנימי וכו'), מודול מנהל מגייס, דוחות גיוס, ממשק משתמש, חיבור עם מערכות קיימות בארגון וכו'.
שלב 2: בחירת ספק פוטנציאלי
- יצירת רשימת ספקים ראשונית – מקורות מומלצים ליצירת הרשימה:
o ניסיון עבר של עובדי המחלקה
o ניסיון של עמיתים מחברות אחרות
o אתרים רלוונטיים ופורומים מקצועיים – כגון האתר של HRD, HRS, GIUS
- מפגש ראשוני עם הספקים – בשלב זהמתבצעת תצוגת תכלית ראשונית ביותר של המערכת שבמהלכה מומלץ לבחון כיצד היא עומדת בשאלות ובמאפיינים המקדימים שהוגדרו. כמו כן, מומלץ לבחון את נכונות הספק לבצע התאמות ספציפיות עבורכם, את גודל יחידת התמיכה וזמינותה, את רשימת הלקוחות של הספק ועלויות צפויות.
שלב 3: רתימת ההנהלה – Money Talks
שלב זה הינו הכרחי להצלחת התהליך ומסתכם בהצגת נתונים אשר מעידים על חסכון בעלויות לאורך זמן. הנתונים שמומלץ להציג:
- נתוני גיוס נוכחיים - עלויות גיוס (רבעוני או חצי שנתי) – כולל עלות ממוצעת פר אדם.
- צפי גיוסים – בהתאם לתוכניות הגיוס הצפויות של הארגון, כולל החלפות ואחוז עזיבות צפוי.
- הצגת ROI הצפוי עקב הטמעת המערכת החדשה
- הצגת תוכנית העבודה בקווים כללים – לו"ז ומשאבים
שלב 4: בחירת הספק הסופי
לאחר צמצום הרשימה הפוטנציאלית ל 2 ספקים מובלים:
- תצוגת תכלית מול מחלקת הגיוס כולה
- מפגש של הספק עם אנשי ה IT של הארגון – לבחון היתכנות טכנולוגית
- מפגש הספק עם אחראי אבטחת מידע בארגון – לבחון יכולת עמידה בתקנים
- שיחות ממליצים
- קבלת החלטה
שלב 5: תהליך ההטמעה
רגע לפני שמתחילים... גורמים קריטיים להצלחת תהליך ההטמעה
- הגדרה ברורה של מטרות, דרישות ותהליכים צפויים
- ווידוא הנהלה רתומה לתהליך
- מינוי מנהל פרויקט מטעם המחלקה – אין צורך לגייס מישהו במיוחד, מומלץ מישהו/י עם גישה טכנית, ויכולת הנעת גורמים מחוץ ובתוך הארגון.
- הערכות לשינויים שהטמעת המערכת מייצרת – בעבודה מול ספקי הגיוס, במחלקת הגיוס, בשיטות העבודה וכו'.
שלבי תהליך ההטמעה: שלושה – 4 חודשים
- בדיקת היתכנות ראשונית – כשבועיים. מול מנהל הפרויקט ומחלקת ה IT בארגון.
- Pilot ראשוני – שלב 1: כשבועיים. מנהל הפרויקט ונציגים ממחלקת הגיוס מתנסים עם המערכתלצורך בדיקת פונקציונאליות מעשית והתאמה לצרכי הארגון. התוצר: רשימת דרישות וקסטומיזציות אשר מחולקות ל Must (הדברים הדחופים ביותר שלא ניתן לעלות לאוויר בלעדיהם) ו ל Nice to have (יש בהם צורך אך ניתן לעלות לאוויר בלעדיהם).
- הדרכות למגייסים – מתקיימות במקביל ל Pilot הראשוני.
- Pilot ראשוני – שלב 2: מתבצע עם מדגם קטן של מנהלים מגייסים על מנת לבחון את הממשק מול המנהל. התוצר: רשימת דרישות נוספת של שינויים הכרחיים לפני עלייה לאוויר.
- הדרכות מקיפות למנהלים מגייסים
- עלייה לאוויר ועבודה סדירה
תודה לחן שור אלמוג – מנהלת הגיוס ו HRBP בריטליקס על כתיבת המאמר למצגת המשותפת שלנו בכנס הגיוס
פתרונות עבור מחלקת גיוס עובדים בחברות לחץ כאן
פתרונות לניהול משאבי אנוש וכרטיסי עובדים לחץ כאן
לפרטים על מערכת Hunter HRMS
